Search

Studi Kasus Tim Pengelola Website di Unit Farmalkes Kementerian Kesehatan RI

Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan (Farmalkes), salah satu unit kerja dari Kementerian Kesehatan RI memperoleh juara pertama Kompetisi E-Aspirasi (Anugerah Situs Inspirasi Sehat Indonesia) tahun 2016.

Dalam pembahasan kali ini, saya akan coba fokus kepada bagaimana pengelolaan konten di website Farmalkes. Karena desain secantik apapun, teknologi secanggih apapun, tetapi kalau pengelolaan kontennya tidak baik, maka website tidak mempunyai manfaat apa-apa bagi kepentingan masyarakat. Inilah yang akan kita bahas.

Tim Konsultan Baba Studio sedang memamparkan tentang kriteria kompetisi.

Tentu setiap unit mempunyai cara dan kebijakannya sendiri-sendiri dalam mengelola website, ini hanya sebagai referensi agar kita bisa belajar dan kemudian menyesuaikan dengan kebutuhan di unit kita. Karena tidak ada standarisasi dalam pengelolaan website, melainkan disesuaikan dengan kebutuhan. Kalau kebutuhan meningkat serta menjadi prioritas, tentu sdm juga harus ditambah atau diberdayakan agar pengelolaan menjadi maksimal.

Pertama, unit-unit eselon 2 (dua) di beberapa tempat mempunyai websitenya sendiri dan dikelola sendiri. Tetapi kebijakan dari Farmalkes, semua website-website eselon 2 dan di bawahnya hanya sebagai penyedia data saja untuk kemudian dikumpulkan dan dimasukkan ke website utama Farmalkes. Ini yang membuat pengelolaan lebih sederhana.

Karena bila pengelolaan website diserahkan ke unit-unit eselon 2 dan di bawahnya, terkadang terkendala dengan sdm, penugasan, dan biaya sehingga pengelolaan website menjadi tersendat-sendat karena tidak fokus.

Kedua, untuk menentukan tema berita ada yang spontan tergantung situasi dan kondisi, tetapi ada juga yang direncanakan. Kemudian ada SOP (Standard Operating Procedure) yang dibuat agar alur kerja dapat berjalan dengan baik tanpa harus saling menyalahkan atau mencari kambing hitam. Ada lembar persetujuan yang dibuat bila ingin mempublikasikan berita.

Ketiga, agar tidak saling menyalahkan tentu harus ada persetujuan pimpinan dalam mempublikasikan berita. Berapa lama pimpinan harus menyetujui, kalau pimpinan berhalangan siapa orang yang menggantikannya. Dan kemudian persetujuan tidak hanya terbatas pada lembar kertas, tetapi dikembangkan persetujaan lewat email, whatsapp sebagai bukti yang sah agar memudahkan proses kerja. Karena dalam dunia online, kecepatan adalah nomor satu. Jadi ada screenshot bukti email dan whatsapp yang nanti bisa dilaporkan di lembar persetujuan dalam format cetak.

Keempat, sdm yang terlibat biasanya ada admin yang mempublikasikan berita dan harus selesai dalam waktu 24 jam, kemudian ada editor yang mengecek kebenaran dan tata bahasa yang juga harus selesai dalam waktu 24 jam, serta ada redaktur yang bertanggungjawab terhadap menentukan berita dengan durasi waktu 1 s/d 3 hari. Jadi total bisa 5 hari. Dan waktu ini akan terus makin diperpendek sehingga tidak perlu waktu selama itu.

Kelima, tidak ada jumlah yang ideal dalam pengelolaan website, lagi-lagi tergantung dari kebutuhan. Ada web admin di setiap eselon yang minat/hobi dengan teknologi informasi. Jadi tidak harus berlatar belakang TI, tetapi hobi TI. Editor di masing-masing unit eselon 2 untuk menyumbang berita, tentu editor ini harus yang senior yang paham semua program di antara sub direktorat. Serta Redaktur adalah pimpinan dari eselon 2. Total bisa 24 orang, tetapi tidak semuanya aktif selalu tergantung apakah ada aktifitas yang bisa dibuat berita.

Keenam, ada pertemuan-pertemuan khusus untuk membahas pengelolaan website, apa kesulitannya, bagaimana solusinya, apa tema yang akan diangkat, dan beberapa pelatihan untuk memperbaharui keahlian mereka dalam pengelolaan.

Demikian sharing yang bisa disampaikan oleh Farmalkes yang bisa saya angkat untuk pembahasan kali ini.

Semoga Bermanfaat, Salam Pintar!



Zeembry

Penulis adalah Konsultan di bidang Animasi, Web Desain Arsitektur, Web Development, SEO, Internet Marketing. Founder BABAStudio.com (Sejak 2003) & SekolahPINTAR.com (2015). Untuk Info Pelatihan (021) 5366-4008.


Leave a Reply